(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるものを除き、金沢市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第2号。以下「管理条例」という。)第10条の規定に基づき、市長が行う行政文書その他の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書法制課長の職務)

第3条　文書法制課長は、文書管理事務を総括する。

(課長の職務)

第4条　課長は、課における文書管理事務の責任者として、常に課員に文書の作成及び取扱いを習熟させ、文書管理事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、随時文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任者等)

第5条　課に文書主任者を置き、庶務を担当する課長補佐をもって充てる。ただし、課長が特に必要があると認めるとき、又は当該課長補佐がいないときは、所属職員のうちから課長が指定するものとする。

(文書主任者の職務)

第6条　文書主任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱いの原則)

第7条　文書は、全て正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書の作成)

第8条　職員は、課長の命を受け、管理条例第4条の規定により、管理条例第1条の目的の達成に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き文書を作成しなければならない。

(適切かつ効率的な文書作成)

第9条　文書の作成に当たっては、文体、用語及び用字は、おおむね次のとおりとし、簡潔で意味がよくとおり、疑義の生じないように記載し、又は記録するものとする。

(郵送等による文書の収受及び配布)

第10条　金沢市役所本庁(以下「本庁」という。)に到達した文書(電子文書を除く。次条及び第12条において同じ。)は、総務局総務課(以下「総務課」という。)において収受し、封皮に受付印(別記様式)を押し、開封しないで次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるところにより配布しなければならない。ただし、配布先が明らかでない文書については、開封して配布先を確認するものとする。

(課の文書の処理)

第11条　配布を受けた文書は、これを開封し、当該文書の余白に受付印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書、定例的な文書その他受付印の押印を要しないと認められる文書については、受付印の押印を省略することができる。

(課が直接受けた文書の収受等)

第12条　課(本庁に限る。)が直接受けた文書(普通文書に限る。)は、所管課において収受し、配布を受けた文書の取扱いに準じて、受付印を押印するとともに、文書管理システムにより収受の登録をして、当該文書に文書番号を記入しなければならない。

(電子文書の収受等)

第13条　課長は、電子メール等により課が直接受信した電子文書のうち当該課長が収受して処理する必要があると認めるものは、速やかに文書管理システムにより収受の登録をしなければならない。ただし、文書管理システムにより収受の登録をすることが困難である場合その他特別の事情があると認める場合には、この限りでない。

第14条　削除

(発議の処理及び審査)

第15条　課長は、収受文書又は発議を要する事項について、次に定めるところにより処理しなければならない。

(起案等の要領)

第16条　起案及び供覧は、文書管理システムに事案の件名、目的、概要その他必要な事項を登録して行うものとする。

(起案文書等の回議)

第17条　起案文書の決裁又は供覧文書の供覧は、電子決裁の方法(電子文書である起案文書又は供覧文書を文書管理システムにより回議し、決裁を受け、又は供覧する方法をいう。以下同じ。)によるものとする。

(合議)

第18条　複数の課に関係のある起案文書は、関係の課、次長又は局長に合議しなければならない。

(決裁年月日)

第19条　起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、決裁を受けた年月日その他必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。

(施行期日)

第20条　決裁文書は、速やかに施行しなければならない。ただし、決裁において特定の日に施行する決定を受けたときは、その日に施行しなければならない。

(議案等の取扱い)

第21条　議会の議決を要するものその他議会に提出すべきものに係る起案文書については、決裁を受けた後、財政課長が指定した期日までに、発議課において議案の原稿を作成して財政課長に送付し、財政課長がこれに順次会計年度による一連の議案番号等を付けて、議会へ提案の手続を行うものとする。

(公示令達文書の施行)

第22条　決裁を受けた起案文書(以下「原議」という。)のうち、条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「公示令達文書」という。)に属するものの発議をした課の課長は、その原議及び公報登載原稿を、文書法制課長へ送付しなければならない。ただし、訓令乙にあっては、公報登載原稿の送付を要しないものとする。

(発送文書等の文書番号)

第23条　発議に基づく発送文書には、文書番号を付けるものとする。

(発信名等)

第24条　発送文書の発信名は、市長名をもってしなければならない。ただし、軽易な事項に関する文書その他特に市長名以外の発信名を用いることが適当であると認められる文書に用いる発信名については、この限りでない。

(公印の押印)

第25条　次に掲げる発送文書には、その発信名に応じ、別に定める公印を押印しなければならない。

(電子署名)

第26条　前条第1項の規定にかかわらず、同項各号に掲げる発送文書で電子文書であるものには、電子署名を行わなければならない。

(郵送等による発送)

第27条　決裁文書の施行に伴う文書の郵送等に係る手続は、別に定める。

(電子メール等による発送)

第28条　決裁文書の施行に伴い、軽易な事案に係る文書については、別に定めるところにより、本市から電子メール等を使用する方法により発送することができる。ただし、当該文書を受ける者が当該方法により受ける旨の表示をする場合に限るものとする。

(施行年月日)

第29条　決裁文書を施行したときは、事務を処理した日その他の施行の年月日を文書管理システムに登録しなければならない。

(職員の整理義務)

第30条　職員は、行政文書の整理に関し次に掲げる事務を行わなければならない。

(保存期間)

第31条　前条第1項第1号の保存期間(以下「行政文書の保存期間」という。)を設定するときは、別表の規定に基づき、事務又は事業における利用の頻度その他の事項等を考慮して、原則として、次に掲げるいずれかの保存期間としなければならない。

(簿冊等の保存)

第32条　課長は、その管理する簿冊及び単独で管理している行政文書(以下「簿冊等」という。)について、次に定めるところにより当該簿冊等の保存期間が満了する日までの間、適切に保存しなければならない。

(電子文書である行政文書の保存)

第33条　前条の規定にかかわらず、電子文書である行政文書の保存は、文書管理システムにおいて行うものとする。

(簿冊等の引継ぎ)

第34条　課長は、組織の見直し等により課が分掌する事務を分掌しないこととなったときは、当該課長が管理する当該事務に係る簿冊等については、当該事務を新たに分掌する課(新たに分掌する課がないときは、当該事務に最も関係のある課)の課長に引き継がなければならない。

(簿冊等管理台帳の閲覧)

第35条　文書法制課長は、簿冊等管理台帳を、あらかじめ市長が定めた場所に備えて一般の閲覧に供するものとする。

(簿冊等管理台帳への記載)

第36条　課長は、少なくとも毎年度1回、管理する簿冊等の現況について、簿冊等の名称、保存期間、保存期間満了後の措置(当該措置を定めたものに限る。)その他必要な事項を簿冊等管理台帳に記載しなければならない。

(保存期間が満了したときの措置)

第37条　課長は、簿冊等について、管理条例第2条第3項に規定する市長が別に定める基準に基づき、保存期間満了前のできる限り早い時期に、管理条例第5条第5項に規定する保存期間が満了したときの措置(以下「レコードスケジュール」という。)として、歴史公文書等に該当するものにあっては引き続き保存の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

(移管又は廃棄)

第38条　課長は、保存期間が満了した簿冊等について、レコードスケジュールに基づき、引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第39条　課長は、管理条例第5条第4項の規定に基づき、次の各号に掲げる簿冊等について保存期間を延長する場合は、当該簿冊等の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該簿冊等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する簿冊等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

(文書の廃棄の方法)

第40条　文書の廃棄は、電子文書にあっては復元することができないよう消去する方法に、電子文書以外の文書にあっては焼却、溶解又は裁断の方法のうち適切な方法により行うものとする。

(点検)

第41条　課長は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を文書法制課長に報告しなければならない。

(管理状況の報告)

第42条　文書法制課長は、簿冊等管理台帳の記載状況その他の行政文書の管理状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。

(紛失等の対応)

第43条　課長は、簿冊等の紛失又は誤廃棄が明らかとなったときは、直ちに文書法制課長に報告しなければならない。

(研修の実施)

第44条　文書法制課長は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

(雑則)

第45条　この規程に定めるもののほか、行政文書その他の文書の管理について必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(金沢市文書取扱規程の廃止)

第2条　金沢市文書取扱規程(平成3年訓令甲第4号)は、廃止する。

(経過措置)

第3条　第4章から第8章までの規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した文書について適用するものとし、施行日前に作成し、又は取得した行政文書(以下「施行前行政文書」という。)の管理については、この訓令の規定に準じて行うものとする。

第4条　課長は、施行前行政文書のうち前条第2項の規定による保存期間が満了したものについて、歴史公文書等に該当すると認められるものにあっては、第38条の規定の例により、文書法制課長に移管しなければならない。