○金沢市公文書等の管理に関する条例
令和3年3月22日
条例第2号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 行政文書の管理(第4条―第11条)
第3章 特定歴史公文書等の保存、利用等(第12条―第29条)
第4章 金沢市公文書等管理委員会(第30条―第37条)
第5章 雑則(第38条―第40条)
第6章 罰則(第41条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この条例は、市の諸活動の記録である公文書等が、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めることにより、行政文書の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
(定義)
第2条 この条例において「実施機関」とは、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、公平委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者、病院事業管理者、消防長及び議会並びに本市が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)をいう。
2 この条例において「行政文書」とは、実施機関の職員(本市が設立した地方独立行政法人の役員を含む。以下同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。第20条を除き、以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
(2) 特定歴史公文書等
(3) 本市の図書館その他の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの(前号に掲げるものを除く。)
3 この条例において「歴史公文書等」とは、行政文書その他の文書のうち、歴史資料として重要な文書として、市長が別に定める基準に適合するものをいう。
4 この条例において「特定歴史公文書等」とは、歴史公文書等のうち、次に掲げるものをいう。
(2) 法人その他の団体(実施機関を除く。以下「法人等」という。)又は個人から市長に寄贈され、又は寄託されたもの
5 この条例において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。
(1) 行政文書
(2) 特定歴史公文書等
(他の法令等との関係)
第3条 公文書等の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。
第2章 行政文書の管理
(文書の作成)
第4条 実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(整理)
第5条 実施機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限るものとする。)を一の集合物(以下「簿冊」という。)にまとめなければならない。
3 前項の場合において、実施機関は、当該簿冊について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。この場合において、実施機関が簿冊について設定する保存期間及び保存期間の満了する日は、当該簿冊にまとめられた行政文書の保存期間及び保存期間の満了する日とする。
5 実施機関は、簿冊及び単独で管理している行政文書(以下「簿冊等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては引き続き保存の措置(市長以外の実施機関については市長への移管の措置)を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
(保存)
第6条 実施機関は、簿冊等について、当該簿冊等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
(簿冊等管理台帳)
第7条 実施機関は、簿冊等の管理を適切に行うため、規則その他の規程で定めるところにより、簿冊等の目録(以下「簿冊等管理台帳」という。)を作成し、一般の閲覧に供するものとする。
(保存期間が満了したときの措置)
第8条 市長は、保存期間が満了した簿冊等について、第5条第5項の規定による定めに基づき、特定歴史公文書等として引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。
2 市長以外の実施機関は、保存期間が満了した簿冊等について、第5条第5項の規定による定めに基づき、市長に移管し、又は廃棄しなければならない。
3 市長以外の実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した簿冊等を廃棄しようとするときは、あらかじめ市長に協議しなければならない。
4 実施機関は、第1項の規定により引き続き保存し、又は第2項の規定により市長に移管する簿冊等について、第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
5 市長は、簿冊等について特に保存の必要があると認める場合には、当該簿冊等を保有する実施機関に対し、当該簿冊等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。
(管理状況の公表)
第9条 市長以外の実施機関は、行政文書の管理状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。
2 市長は、実施機関における行政文書の管理状況を取りまとめ、毎年度、その概要を公表しなければならない。
2 行政文書管理規程には、行政文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 作成に関する事項
(2) 整理に関する事項
(3) 保存に関する事項
(4) 簿冊等管理台帳に関する事項
(5) 移管又は廃棄に関する事項
(6) 管理状況の報告に関する事項
(7) 前各号に掲げるもののほか、行政文書の管理が適正に行われることを確保するために必要な事項
3 実施機関は、行政文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
(出資法人の文書の管理)
第11条 本市が出資する法人であって、市長の定めるもの(以下「出資法人」という。)は、この条例の趣旨にのっとり、当該出資法人が保有する文書の適正な管理に関し必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
2 実施機関は、出資法人に対し、前項の措置を講ずるよう指導に努めるものとする。
第3章 特定歴史公文書等の保存、利用等
(特定歴史公文書等の保存等)
第12条 市長は、特定歴史公文書等について、第27条第1項の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。
2 市長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
3 市長は、特定歴史公文書等に個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。
4 市長は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。
(令5条例8・一部改正)
(特定歴史公文書等の利用請求及びその取扱い)
第13条 市長は、特定歴史公文書等について前条第4項の目録の記載に従い利用の請求(以下「利用請求」という。)があった場合には、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。
(1) 当該特定歴史公文書等に次に掲げる情報が記録されている場合
ア 金沢市情報公開に関する条例(平成3年条例第2号)第7条第1号に掲げる情報
イ 金沢市情報公開に関する条例第7条第2号に掲げる情報
ウ 金沢市情報公開に関する条例第7条第3号又は第6号ア若しくはオに掲げる情報
エ 金沢市情報公開に関する条例第7条第4号に掲げる情報
(2) 当該特定歴史公文書等がその全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に法人等又は個人から寄贈され、又は寄託されたものであって、当該期間が経過していない場合
(3) 当該特定歴史公文書等の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は市長が当該原本を現に使用している場合
(令5条例8・一部改正)
(本人情報の取扱い)
第14条 市長は、前条第1項第1号イの規定にかかわらず、これらの規定に掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定歴史公文書等について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書等につきこれらの規定に掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。
(利用請求の手続)
第15条 利用請求は、市長に対し、規則に定める事項を記載した書面(以下「利用請求書」という。)を提出してしなければならない。
2 市長は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
(利用請求に対する決定等)
第16条 市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨及び規則で定める事項を書面により通知しなければならない。
2 市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させないときは、利用させない旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
(1) 本条を適用する旨及びその理由
(2) 残りの特定歴史公文書等について利用決定等をする期限
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第19条 利用請求に係る特定歴史公文書等に国、独立行政法人等(公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第2条第2項に規定する独立行政法人等をいう。)、地方公共団体、地方独立行政法人及び利用請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、市長は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
2 市長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が金沢市情報公開に関する条例第7条第2号イ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用をさせる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面等により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
3 市長は、特定歴史公文書等であって第13条第1項第1号エに該当するものとして第8条第4項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書等を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。
(令5条例8・一部改正)
(利用の方法)
第20条 市長が特定歴史公文書等を利用させる場合には、文書又は図画については閲覧又は写しの交付の方法により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により特定歴史公文書等を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。
(費用負担)
第21条 写しの交付の方法により特定歴史公文書等を利用する者は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
(審理員による審理手続に関する規定の適用除外)
第22条 利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第9条第1項本文の規定は、適用しない。
(1) 審査請求が不適法であり、却下する場合
(2) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させることとする場合(当該特定歴史公文書等の利用について反対意見書が提出されている場合を除く。)
2 前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。
3 市長は、第1項の規定により諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。
(1) 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)
(2) 利用請求者(利用請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(3) 当該審査請求に係る特定歴史公文書等の利用について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(1) 利用させる旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る利用決定等(利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させる旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等を利用させる旨の裁決(第三者である参加人が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示している場合に限る。)
(利用の促進)
第25条 市長は、特定歴史公文書等(第13条の規定により利用させることができるものに限る。)について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。
(実施機関による利用の特例)
第26条 特定歴史公文書等を作成し、又は取得した実施機関が、市長に対してそれぞれその所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定歴史公文書等について利用請求をした場合には、第13条第1項第1号の規定は、適用しない。
(特定歴史公文書等の廃棄)
第27条 市長は、特定歴史公文書等として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。
2 市長は、前項の規定により文書を廃棄するときは、あらかじめ、委員会に諮問しなければならない。
(保存及び利用の状況の公表)
第28条 市長は、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表するものとする。
第4章 金沢市公文書等管理委員会
(委員会の設置等)
第30条 公文書等の管理を適正かつ効率的に行うため、金沢市公文書等管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、この条例の規定によりその権限に属させられた事項を処理するほか、市長の諮問に応じて公文書等の管理に関する重要事項について調査審議する。
3 委員会は、委員5人以内で組織する。
4 委員は、知識経験を有する者のうちから、市長が委嘱する。
5 委員の任期は、2年とし、再任を妨げない。ただし、委員に欠員を生じた場合における補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。
6 前各項に定めるもののほか、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、規則で定める。
(委員会の調査権限等)
第31条 委員会は、第23条第1項の規定により諮問された事項を調査するために必要があると認めるときは、市長に対し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等の提示を求めることができる。この場合においては、何人も、委員会に対し、その提示された特定歴史公文書等の開示を求めることができない。
2 市長は、委員会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。
3 委員会は、必要があると認めるときは、市長に対し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等に記録されている情報の内容を委員会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、委員会に提出するよう求めることができる。
(意見の陳述等)
第32条 委員会は、審査請求人等から申立てがあったときは、当該審査請求人等に口頭で意見を述べる機会を与えなければならない。ただし、委員会が、その必要がないと認めるときは、この限りでない。
2 前項本文の場合においては、審査請求人又は参加人は、委員会の許可を得て、補佐人とともに出頭することができる。
3 審査請求人等は、委員会に対し、意見書又は資料を提出することができる。ただし、委員会が意見書又は資料を提出すべき相当の期間を定めたときは、その期間内にこれを提出しなければならない。
(提出資料の閲覧等)
第34条 審査請求人等は、委員会に対し、委員会に提出された意見書又は資料の閲覧(電磁的記録にあっては、記録された事項を委員会が定める方法により表示したものの閲覧)又は当該意見書若しくは当該資料の写し若しくは当該電磁的記録に記録された事項を記載した書面の交付を求めることができる。この場合において、委員会は、第三者の利益を害するおそれがあると認めるとき、その他正当な理由があるときでなければ、その閲覧又は交付を拒むことができない。
3 委員会は、第1項の規定による閲覧について、その日時及び場所を指定することができる。
(答申書の送付)
第35条 委員会は、第23条第1項の規定による諮問に対する答申をしたときは、答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、答申の内容を公表するものとする。
(調査審議手続の非公開)
第36条 第23条第1項の規定による諮問に基づき行う委員会の調査審議の手続は、公開しない。
2 委員は、前項の規定に基づき公開しないとされた委員会の調査審議の手続において職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(資料の提出等の求め)
第37条 委員会は、その所掌事項(第23条第1項の規定による諮問に係る事項を除く。)を遂行するため必要があると認める場合には、市長に対し、資料の提出、意見の開陳、説明その他必要な協力を求めることができる。
第5章 雑則
(市長の調整)
第38条 市長は、この条例を実施するため特に必要があると認める場合には、行政文書の管理について、他の実施機関に対し、資料の提出若しくは報告を求め、又は助言をすることができる。
(研修)
第39条 実施機関は、当該実施機関の職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
2 市長は、実施機関の職員に対し、歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
(委任)
第40条 この条例の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
第6章 罰則
第41条 第36条第2項の規定に違反して秘密を漏らした者は、1年以下の懲役又は500,000円以下の罰金に処する。
附則
(金沢市情報公開及び個人情報保護に関する条例の一部改正)
第3条 金沢市情報公開及び個人情報保護に関する条例の一部を次のように改正する。
〔次のよう略〕
附則(令和5年3月23日条例第8号、金沢市情報公開及び個人情報保護に関する条例等の一部を改正する条例第3条による改正抄)
(施行期日)
第1条 この条例は、令和5年4月1日から施行する。